AI, Automation & Acquisition Administration Officer

Tasks

Acquisition Admin and CRM Support

• Prepare eligibility /admin documents for the proposals
• Support signature and kick-off processes.
• Due diligence and capacity assessment processes.
• Maintain acquisition knowledge assets, templates and repositories.
• Support CRM data quality assurance and data entry during peak periods, maintain expert and part-ner databases, and contribute to data analytics.

AI & Process Automation in Acquisitions

• Develop, test, deploy and improve AI agents together with business users, using Microsoft Copilot Studio.
• Build workflows using Power Automate and the Power Platform ecosystem.
• Analyse Business Development (and other institutional) processes, identify inefficiencies and au-tomate them.
• Document and maintain solutions and contribute to Swisscontact's AI and automation standards.
• Collaborate closely with the AI & Power platform Expert in the Technology team to ensure scalable and secure implementation.

Requirements

• Bachelor or higher in Computer Science, Business Information Systems, AI Management, Digital Business or related field.
• 3 or more years of general professional work experience is an asset.
• Genuine enjoyment of administrative and organisational work, particularly document management, coordinating activities, and ensuring smooth and accurate processes.
• Hands-on experience with Microsoft Power Platform and Copilot Studio.
• Comfort working with CRM systems, built on Microsoft Dynamics 365 is a plus.
• Strong attention to detail, especially with legal documents and data, and ability to manage coordination/admin tasks under time pressure.
• Analytical mindset, with the ability to translate business requirements into technical solutions.
• Proficiency in MS Office applications (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
• Excellent spoken and written English skills (C2). French and Spanish are an asset.
• Strong communication skills, comfortable working with both business and technical stakeholders.

Swisscontact offers attractive working conditions in an international and multicultural context. We see our work as a joint effort in an agile organizational culture: mutual respect, trust and teamwork. We also promote equal opportunity and encourage people from all backgrounds to apply.

We look forward to receiving your online application with the following documents: cover letter, curriculum vitae, diplomas and references.

Swisscontact - Schweizerische Stiftung für technische Entwicklungszusammenarbeit

Swisscontact ist eine unabhängige, gemeinnützige Entwicklungsorganisation, die 1959 von Akteuren der Schweizer Privatwirtschaft und Zivilgesellschaft gegründet wurde.

In unserer Entwicklungsarbeit nutzen wir das Potenzial privater Initiative in Entwicklungs- und Schwellenländern. Wir fördern eine nachhaltige und integrative wirtschaftliche Entwicklung mit dem Ziel, die Lebensqualität für alle zu verbessern.

Unsere Arbeit basiert auf drei Säulen: Wir stärken die Kompetenzen von Menschen, damit sie ihr Einkommen verbessern und ihre Erwerbschancen verbessern können; wir erhöhen die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen, damit sie wachsen und ihre Widerstandsfähigkeit stärken können; und wir fördern sozioökonomische Systeme, um eine ganzheitliche Entwicklung für breitenwirksamen Wohlstand zu begünstigen.

Die Organisation ist derzeit mit rund 1400 Mitarbeitenden in über 130 Projekten in 41 Ländern aktiv. Der Hauptsitz befindet sich in Zürich, Schweiz.